Koopbis  Kullanım  Kılavuzu için Tıklayınız.

Bakanlığımıza gelen pek çok şifahi başvuruda geçiş ve mevzuata uyum sürecinin devam etmesi ve sektörün genelinde bilgisayar ve internet kullanımı becerilerinin düşük kalması dikkate alınarak anılan usul  ve  esaslarda,  mağduriyet  yaşanmaması  amacıyla  Koopbise  veri  yüklemeye  ilişkin  iş  akışlarının yeniden tarif edilmesi gereği hasıl olmuştur. Bu amaçla gerek teşkilatımıza büyük bir iş yükü getirebilecek gerekse kooperatif yöneticilerine adli ve idari sorumluluklar doğurabilecek konular yeniden ele alındığında;

1- Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği'nin 10'uncu maddesi uyarınca, kooperatif yönetim kurulu üyelerinin her biri Koopbis üzerinde işlem gerçekleştirmeye yetkilidir.

2-  Yönetim  kurulu  üyelerine  ek  olarak,  kooperatif  ortağı  olma  şartı  aranmaksızın,  Koopbis işlemlerini yürütecek bir Koopbis yetkilisi de atanabilir.

3-  Atama  talebi  yapılan  Koopbis  yetkilisi  başvuruları  Müdürlükçe  beklenmeksizin sonuçlandırılmalıdır.

4-  Yönetim  kurulu  üyeleri  Kooperatif  Bilgi  Sistemi  Yönetmeliği'nin  11'inci  maddesinde bahsedilen işlerle beraber kooperatifin ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet  raporlarını,  genel  kurul toplantı  evrakını,  gayrimenkul  durumlarını,  ortakların  kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini 26.04.2024 tarihine kadar Koopbis'e yüklemekle sorumludurlar.

5-  1163  sayılı Kanunun  24  üncü maddesinin  birinci  fıkrası  uyarınca  ortakların tetkikine amade tutulması  gereken  yönetim  kurulu  yıllık  faaliyet  raporunun,  bilanço,  gelir-gider  farkı  hesaplarının  ve denetçilerin Kanunun 66 ncı ve 69 uncu madde hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri raporların, genel  kurulun  yıllık  toplantısından  en  az  15  gün  önce,  kooperatif  yönetimi  veya  yetkilendirilecek Koopbis yetkilileri tarafından Koopbis sistemine işlenmesi gerekmektedir.

6- Yukarıda  5'inci maddede  sayılan  hesap  ve  raporlar, mali  yılın  kapanması ile  gerçekleşen  ve toplantı  öncesi  oluşturulması  gereken  belgelerden  olması  hasebiyle  genel  kurul  toplantısı  müracaatı esnasında Koopbis üzerinde "İdari/Mali Durum" sekmesinden gerekli hesap döneminin açılıp açılmadığı ve belgelerin girilip girilmediğinin kontrol edilmesi, yokluğu halinde yüklenmesi gerektiği,  aksi halde cezai sorumluluğun doğacağının hatırlatılması gerekmektedir.

7-  Koopbis  üzerinde  "İdari/Mali  Durum"  sekmesi  altındaki  işlemler  tamamlanmadan  "Genel Kurul"  sekmesinde  işlem  yapılamadığı  dikkate  alınarak,  toplantı  gününden  önce  varsa  eksikliklerin tamamlatılması, "Genel Kurul Ekle" kısmından toplantı tarihi, türü ve yerine dair bilgilerin Müdürlükçe kaydedilmesi gerekmektedir.

8- Toplantı sonrasında ve 15 iş günü içerisinde "Genel Kurul" sekmesi altına tutanak, gündem, imzalı hazirun listesi, tahmini bütçe, genel durum bildirim formunu eklemek yönetim kurulunun/koopbis yetkilisinin  sorumluluğunda  olup,  Bakanlık  Temsilcisi  görevlendirilmiş  ve  katılmış  ise  Temsilci Raporunun temsilci tarafından yüklenmesi gerekmekte, sürecin yeni olduğundan hareketle ilgili temsilci tarafından gerekli belgelerin yüklenip yüklenmediğine dair kontrol ve ikazın yapılması sağlanmalıdır.